Entregar un trabajo a tiempo no siempre depende de la dificultad del proyecto, sino también de la capacidad de organización que tiene cada persona. A veces, la falta de experiencia a la hora de elaborar trabajos, así como los malos hábitos o las distracciones hacen que un trabajo sencillo se convierta en un proceso tedioso y aburrido. Por eso, en este artículo queremos centrarnos en ofrecerte algunos consejos para aprovechar el tiempo al máximo y mejorar tu productividad. Respondemos al interrogante de cómo aprovechar mejor el tiempo y qué debes hacer para ello. ¡Sigue leyendo para más información!
¿Cómo aprovechar bien el tiempo? Evita las distracciones
Una de las cosas más importantes a la hora de mejorar tu productividad es evitar las distracciones. Y con ello nos referimos sobre todo a desconectar del teléfono móvil —la mayor distracción que podemos encontrar a día de hoy—. No es necesario que lo apagues y tampoco que lo guardes en la otra parte de la habitación o sala. Lo que te recomendamos que hagas es que lo pongas en el modo avión para no estar pendiente de las notificaciones, las vibraciones del teléfono y las conversaciones de WhatsApp. En última estancia puedes dejar activado el modo de llamadas para que, en caso de urgencias, estar disponible —así sabrás que podrán contactar contigo en caso de necesidad—.
¿Cómo aprovechar mejor el tiempo? Descansa y madruga
En las situaciones normales, en las que no tienes que trabajar de madrugada o en situaciones especiales, lo más recomendable es que te acuestes pronto para poder comenzar el día siguiente con energía y para que puedas madrugar. El hecho de madrugar te permitirá aprovechar durante más horas el tiempo que tienes disponible para mejorar tu productividad y hacer una mayor cantidad de tareas. Además, al estar descansado/a podrás finalizar tus trabajos o cualquier otra tarea de manera más rápida y eficiente. Recuerda siempre respetar tus horas de sueño, según la OMS y los consejos de los especialistas, es aconsejable dormir una media de 7 a 8 horas cada día. Dormir adecuadamente es directamente proporcional con la calidad del trabajo que vayas a realizar al día siguiente.
Consejos para aprovechar el tiempo: La planificación
Es más que necesario que inviertas un tiempo específico a la planificación de tu horario y a de tus labores. A pesar de lo que se cree cuando estamos muy ocupados, dedicar tiempo a planificar no es sinónimo de malgastarlo. ¡Nada más lejos de la realidad! Si dedicas unos minutos al día a fijar objetivos y a planificar conseguirás volverte mucho más productivo/a y aprovechar mejor el tiempo, ya serás consciente del tiempo que tienes para llevar a cabo cada tarea y el esfuerzo y dedicación que necesita cada una de ellas. Planificar el tiempo es vital para centrar tus esfuerzos en lo que realmente importa, reduciendo el tiempo para las cosas innecesarias.
Cómo aprovechar bien el tiempo: distinción entre lo importante y lo urgente
Esta afirmación no es tan obvia como parece. A veces, nos creemos que todo lo importante debe salir cuanto antes, pero no somos consciente de que lo urgente tiene mayor prioridad y que no siempre puede salir todo en un mismo momento o día —sobre todo si no paran de aparecer recados urgentes—. En ese caso, debes ser consciente de que tus tareas importantes deben quedar a un segundo lugar hasta que finalices lo que es urgente y que, en caso de no concluirlas en un día, tendrás que continuar al día siguiente. Hay que tener en cuenta, así mismo, que no todo lo que se nos presenta como importante es tan urgente como parece, hay que aprender a crear una escala de prioridades para poder catalogar según la importancia. Además, hay que analizar lo que hacemos cada día para poder distinguir lo que es importante y lo que hacemos como hábito, por ejemplo, u otras acciones que nos impiden concentrarnos en lo que realmente importa. Al final, de lo que se trata es de priorizar.
Cómo aprovechar mejor el tiempo: Adelántate a los imprevistos
Otra de las cosas que debes contemplar para mejorar tu productividad es la de adelantarte a los imprevistos. Y esto no es nada más ni menos que analizar la situación y ser consciente de que hay algunos patrones que suelen repetirse siempre en tu comportamiento, en el funcionamiento de tu empresa, en tus profesores o en cualquier otra situación y que interfieren en tus objetivos de, por ejemplo, dedicar un tiempo específico a hacer un trabajo. Si sabes que en la semana pueden aparecer imprevistos, contémplalos a la hora de planificar tu horario y así distribuirás el tiempo de manera más realista. Además, en caso de que estos no aparezcan al final, acabarás el trabajo más rápidamente y tendrás más tiempo para hacer otras cosas.
Consejos para aprovechar el tiempo: El orden
Tan importante como lo es la organización del tiempo, también lo es el orden para poder aprovechar mejor el tiempo y ser más productivo/a. Comienza por tu escritorio y el listado de hojas sueltas que hay sobre él y ordénalas en sus correspondientes asignaturas, o carpetas de trabajo. Si no las tienes, adquiérelas y comienza con la labor. Sigue unas pautas de orden lógico y que te resulte fácil de recordar, así no perderás tiempo buscando la información que necesitas cuando sea necesaria o archivando. Otra de las cosas que tienes que hacer es ordenar las carpetas de tu ordenador, sobre todo si estás haciendo un Trabajo Fin de Grado o un Trabajo Fin de Máster. Puedes dedicar, por ejemplo, un espacio para las fotografías, un espacio para fuentes y documentación, un espacio para los documentos Word —como son los borradores de tu proyecto y las revisiones, índices, anotaciones…— y otro espacio para otros documentos que consideres importantes separar y clasificar de manera independiente.
Cómo aprovechar bien el tiempo: gestiona tu energía y toma descansos cortos
Al hablar de gestionar la energía de lo que se trata es de identificar aquellos momentos en los que nos encontramos con más energía y somos más productivos y aprovecharlos para organizar nuestro tiempo. Ten en cuenta que los niveles de energía varían a lo largo del día y hay horas en las que somos más activos/as que en otras. Por supuesto, no te olvides de tomar descansos cortos, estos te ayudarán así mismo a despejarte y a cambiar tu foco de atención para posteriormente regresar a la tarea con las energías renovadas. Lo recomendables es programar un descaso de 10 minutos cada hora.